Caso práctico: Semana 5

La estructuración de las etapas del evento debe articularse en torno a tres fases:

1) PRE-EVENTO

Antes de ejecutar el propio congreso, es necesario organizarlo, y lo que es más importante, implicar a los
participantes en su organización. Por ello, en primer lugar se debe contactar con las universidades reguladoras para que ellos mismos contacten con todos aquellos que consideren puedan aportar algo a la organización del evento. Una vez constituído el grupo de trabajo, y valiéndose de una serie de técnicas (card sorting, encuestas) se valorará la mejor distribución de los contenidos del evento.

Otro elemento interesante sería lanzar una serie de plataformas sociales que permitan la participación de todo aquel que lo desee en la organización virtual del evento. De nuevo, se delegará a las universidades la elección de estos colaboradores, aunque se recomendará que esta selección se haga en base a los proyectos participativos y abiertos. Para ello, es recomendable abrir una serie de herramientas donde la co-producción es indispensable. Una posible lista pudiera ser la siguiente:

• Plataformas como Google Groups, en donde se discutan los temas  a tratar.
• Debido a las limitaciones exigidas por la organización (no desean ni una página web ni un perfil de Facebook), los enfoques de arquitectura de la información centralizados deben ser abandonados. A cambio, se favorecerán las redes sociales abiertas y descentralizadas como Twitter, habilitando alguna serie de hashgtags (por ejemplo, #CDE11 o Congreso de Estomatología '11), en donde se empiece a hablar del congreso y en donde se aporten documentos relacionados y se fomente la creación de un sistema de relaciones.
• Implicación de los actores en el uso de las ténicas sociales a la hora de producir sus contenidos: tradicionalmente, un conferenciante prepara su disertación individualmente, y la expone ya acabada al grupo de oyentes. Mediante el uso de herramientas abiertas como Google Docs. sería posible que todo aquel que esté interesado pueda comentar los temas y el enfoque tratado por el conferenciate antes de que termine su conferencia, al mismo tiempo que otros conferenciantes puedan sentirse inspirados por sus trabajos.

2) EVENTO

A la hora de organizar las jornadas, es indispensable el saber coordinar los espacios reales y virtuales para evitar duplicidades y burocracias innecesarias. Idealmente, el enfoque que debe primar debe ser el digital, ya que permite una mayor participación. Por ello, todos los contenidos que se produzcan en el congreso debe digitalizarse, sin que ello signifique un simple volcado de la información (algo contraproducente, pues el mundo digital tiene sus propias normas). Algunas tácticas a seguir podrían ser las siguientes:

• Retransmisión via streaming de las conferencias de los especialistas. 
• Digitalizacion de todos aquellos documentos utilizados por medio de herramientas como slideshare o Google Docs
• Hablitación de herramientas como Flickr que permita volcar en la red fotografías tomadas por los asistentes.
• Hablitación de foros y potencialización de los hashtags de Twitter para fomentar el debate y el intercambio de información para todo aquel que lo quiera.
• Utilización de contenido transmedia. A la hora de implicar a otros actores, sería interesante el desarrollo de actividades complementarias, como por ejemplo un concurso del mejor ensayo amateur relacionado con la estomatología.
• Sindicación de blogs amigos al congreso de estomatología, de tal manera que la actividad de congreso transcienda a otros ámbitos externos. Estos blogs podrían ser relacionados por los mismos asistentes físicos o virtuales.

3) POST-EVENTO

Como bien explicamos anteriormente, uno de los puntos fuertes de los eventos extendidos es que permiten su expansión en el tiempo y en el espacio, de tal manera que el congreso se constituye realmente como un grupo de investigación. Por ello,  sería conveniente ordenar toda la información producida en el congreso, para una posterior reutilización y mejora. Nótese que todas aquellas informaciones publicadas en el congreso no son el resultado final de una investigación, sino tan sólo una etapa de ésta. Esta idea, que colinda perfectamente con la noción de prototipado, exige que esta información sea publicada en herramientas dinámicas que permitan su fácil edición y su relación social. Un buen ejemplo sería una Wiki.

Por otro lado, uno de los valores más positivos producidos en el congreso no sería tanto la información producida sino la creación de toda una arquitectura social con una gran potencialidad de dinamismo. Esta red, lejos de desaparecer, debe ser alimentada al mismo tiempo que se debe evitar su esclerotización, a fín de que su permeabilidad sea absoluta. Por lo tanto, sería interesante que, desde una página web, se siguieran los avances de estos grupos, con el objetivo de otorgarles visibilidad.

http://cultura-abierta.blogspot.com/2011/03/semana-5-innovacion-abierta-y-gestion.html